Начальник отдела ит должностная инструкция

В должностной инструкции прописывают требования к сотруднику: квалификацию, обязанности, права и мотивацию — материальную и нематериальную.

Инструкция не является обязательной. Но если ее создают, то подключают юристов. Документ прикрепляют к договору как приложение или оформляют отдельно. Сотрудник должен ознакомиться с инструкцией и подписать ее.

Инструкция важна обеим сторонам: работнику она помогает оценить свои навыки и фронт работ, не брать на себя задачи, которые он не должен выполнять. Работодателю же инструкция позволяет равномерно распределить обязанности, обосновать решения о найме или увольнении. А еще защитить интересы компании, если сотрудник обратится в суд.

Пример. Андрей, руководитель отдела продаж, не любил составлять отчеты и конкурентные анализы, хотя это входило в его обязанности. Когда продажи снизились, руководитель решил проверить отчеты и понять почему. Однако отчетов не было.

Генеральный директор провел встречу со специалистом и показал должностную инструкцию. Составлять отчеты — прямая обязанность РОПа. Андрей подписывал инструкцию, поэтому должен был знать об этом. В итоге сотрудник признал свои промахи и начал регулярно вести отчетность в CRM.

Должностная инструкция помогает решать рабочие конфликты. Инструкция может быть индивидуальной и типовой. Индивидуальные составляют для сотрудников с особыми обязанностями — таких больше ни у кого в компании нет. Обычно это руководители. Типовые инструкции — шаблоны для работников одного отдела. Например, у менеджеров по продажам они будут одинаковыми.

Составление должностной инструкции начальника АХО

Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).

Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.

Утверждения и ознакомления с должностной инструкцией руководителя отдела ИТ

Составленная должностная инструкция должна быть утверждена единоличным или коллегиальным исполнительным органом путем проставления грифа “УТВЕРЖДЕНА” в верхнем правом углу документа с указанием наименования утвердившего органа, номера и даты протокола (решения).

Работник, принятый на должность руководителя отдела ИТ, должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе либо на отдельном листе.

В листе ознакомления с должностной инструкции руководителя отдела информационных технологий указывается дата ознакомления, ФИО и подпись работника, ФИО и подпись лица ознакомившего с документом.

Как составить должностную инструкцию: чек-лист

Чтобы создать документ, посмотрите образцы должностной инструкции руководителя отдела продаж. И воспользуйтесь нашим чек-листом.

1. Цель документа:

• Уточните, зачем нужна инструкция: новая должность, изменение обязанностей.

2. Общие положения:

• Укажите должность.
• Определите место должности в организационной структуре.
• Укажите, кому подчиняется сотрудник.

3. Должностные обязанности:

• Перечислите основные задачи сотрудника.
• Опишите характер работы, основные направления.
• Укажите обязанности, свойственные только этой должности, если они есть.

4. Права:

• Определите полномочия сотрудника.
• Укажите, в каких ситуациях сотрудник самостоятельно принимает решения и как за них отвечает.
• Укажите уровень доступа к информации и корпоративным ресурсам.

5. Ответственность:

• Обозначьте ответственность за выполнение должностных обязанностей.
• Укажите возможные дисциплинарные и иные виды ответственности.
• Разъясните последствия нарушения корпоративных правил.

6. Взаимодействие:

• Опишите, как сотрудник может взаимодействовать с другими отделами.
• Уточните, как сотрудничать с внешними организациями, если это необходимо.

7. Требования к квалификации:

• Опишите квалификацию: образование, опыт, навыки.

8. Условия труда:

• Укажите рабочее время и режим труда.
• Опишите условия труда, включая возможные риски и меры безопасности.

9. Дополнительные условия:

• Укажите особые условия, если они есть.

На этом работа в документе заканчивается — далее ее нужно утвердить с руководителем, юридическим и HR-отделом.

Принципы составления должностной инструкции

Хотя действующее законодательство не устанавливает параметров написания должностной инструкции, но имеются определенные правила её составления. Так, структура типовой должностной инструкции выглядит следующим образом:

• Общий раздел.
• Должностные обязанности сотрудника.
• Его возможная ответственность.
• Его права.

К этим базовым разделам крупные компании часто добавляют и дополнительные, где описывают условия труда, параметры должностных взаимосвязей, а также критерии, по которым ведется оценка результатов работы.

Внимание! Как ориентир при подготовке инструкции для ведущих юристов может использоваться ЕКС (Единый квалификационный справочник), утвержденный ещё в 1998 году. Соответствующий профстандарт пока находится в разработке.

Общий раздел

Вводный раздел инструкции, в котором описывают общие основы деятельности любого работника:

• Кто его замещает.
• Кем принимается решение по его найму и увольнению.
• Каковы требуемые от него умения, опыт и образование.
• Какими положениями он обязан руководствоваться по работе.

Большая часть этих моментов довольно стандартна для любых должностей, а основное различие возникает в описании требуемых умений. Для юристов, многие из которых ведут крайне специализированную деятельность, в зависимости от сферы операций работодателя, его размеров и организационно-правовой формы — налоги, международный бизнес, госзакупки и т.д. — навыки и опыт приобретают особенно индивидуальный характер.

Внимание! Если обязанности ведущего юриста требуют общения с иностранными партнерами, разбирательства в специализированных судах или применения узкий отраслях права, то требуемые для этого знания и опыт должны быть отдельно прописаны в этом разделе.

Функции

Именно здесь работодатель описывает, чем именно должен заниматься специалист. Для руководящих работников часть их второстепенных функций может быть возложена на ассистентов. С другой стороны, в крупных компаниях роль менеджеров, как и их обязанности, значительно возрастают. В любом случае важно не перегружать ключевых специалистов второстепенными обязанностями, особенно когда их можно переложить на подчиненных им сотрудников.

Ответственность

Эта часть отведена для обозначения возможных нарушений и мер ответственности. Для юристов и других специалистов, имеющих доступ к конфиденциальной внутренней информации, отдельно упоминают о возможной ответственности за её разглашение. Меры наказания даны в общей форме, поскольку конкретная ответственность может наступить лишь после окончания соответствующих трудовых и юридических разбирательств.

Права

В разделе описаны права, предоставленные сотруднику его работодателем. Для руководящих сотрудников спектр прав весьма широк, в том числе и для начальника юридического отдела, который, в условиях большого внимания к работе бизнеса со стороны ФНС и других структур, является одним из ключевых работников в любой компании.

Условия работы

Отдельный раздел, который целесообразно включать в инструкцию для ключевых специалистов. Здесь можно отдельно прописать льготы, которыми пользуется специалист, вроде предоставления ему машины или оплаты сотовой связи. Если от сотрудника ожидают каких-то нестандартных обязанностей, вроде поездок в зарубежные командировки, то лучше их обозначить в этом разделе.

Для руководителя юридического отдела, в связи с его важностью в иерархии любой компании, необходимо составлять должностную инструкцию, привлекая соответствующих специалистов: юриста, начальника отдела кадров, HR-менеджера. Руководитель фирмы, который и визирует этот документ, должен убедиться, что все их советы учтены в его тексте. Сам специалист знакомится с документом в процессе своего устройства на работу.

Правовой статус инструкция приобретает после её подписания всеми сторонами: директором фирмы, самим специалистом, а также теми людьми, с которыми согласовывалось его назначение.

Параметры составления должностной инструкции

В трудовом законодательстве нет описания параметров должностной инструкции. Это дает возможность работодателям создавать документ с учетом своей специфики. На практике они дорабатывают типовые образцы, сообразуясь с общепринятыми стандартами. По этим стандартам в инструкцию должны входить 4 базовых части:

• Общий раздел.
• Должностные функции.
• Трудовые права.
• Возможная ответственность.

Для ряда позиций, особенно руководящих, наниматели добавляют и вспомогательные разделы, касающиеся условий работы, параметров оценки менеджера и его должностных связей.

Внимание! Содержание инструкции не должно выходить за рамки трудового договора, приложением к которому она фактически является.

Общая часть

В начале инструкции прописывают основные параметры рабочего взаимодействия сотрудника и нанимателя. Здесь определяют:

• Кто руководит сотрудником.
• Кто заменяет его в случае временного отсутствия.
• Каковы требования к его квалификации.
• На что он должен ориентироваться.

Особую роль играет перечень требуемых умений, которые должны соотноситься со списком обязанностей, данным в следующей части.

Внимание! Если работа менеджера связана с импортными закупками, то в требованиях к квалификации желательно отдельно прописать знание иностранного языка.

Функции

Ключевой раздел, в котором исчерпывающе раскрываются должностные обязанности, прописанные в трудовом договоре согласно ст. 57 ТК. Хотя основные функции могут совпадать в разных компаниях, дополнительные могут сильно разниться. Это зависит от количества сотрудников фирмы, её отраслевой принадлежности и других факторов.

Внимание! Менеджеров важно не перегружать второстепенными обязанностями, что может отвлечь их от основной деятельности.

Ответственность

Эта часть отведена под перечисление возможных нарушений сотрудника. Обычно здесь присутствуют 3-4 пункта, в которых в общем виде приводят проступки и ответственность за них. Конкретика отсутствует, поскольку мера наказания и степень вины сотрудника могут быть определены лишь после окончания трудовых разбирательств в административной и юридической форме.

Права

Те права, которые предоставлены сотруднику, не должны повторять содержание ст. 21 ТК. Скорее их можно отнести к дополнительным возможностям, предоставленным нанимателем работнику. Полный перечень зависит от места сотрудника в иерархии компании, сферы его ответственности и других факторов.

Должностные взаимосвязи

Один из вспомогательных разделов, в котором прописаны параметры рабочих отношений руководителей. Его добавляют отдельно, чтобы избежать возможных конфликтов из-за распределения полномочий.

Перед вступлением в силу инструкция должна быть согласована со специалистами: юристом, руководителем отдела персонала и пр. После их одобрения документ визируется руководителем фирмы. Заключительным этапом утверждения инструкции является проставление подписей. Их ставят сам сотрудник, директор фирмы, а также те менеджеры, которые согласовывали её содержание.

Инструкция должна содержать основные признаки делового документа: расшифровку подписей, дату составления и пр. Распечатывать её рекомендуется на официальном бланке.

Структура должностной инструкции

Законную силу инструкции подчеркивает утверждение начальником организации. Оно находится в правой верхней части документа и содержит следующие данные:

• занимаемая начальством должность;
• название предприятия;
• ФИО;
• подпись с расшифровкой.

Важно! По центру строки на первом листа инструкции пишется ее название.

Первая часть

Открывающие инструкцию «Общие положения» расписывают ту категорию сотрудников, к которой относится начальник АХО. Категория зависит от подразделения административно-хозяйственного отдела, в который поступает сотрудник. Выделяют следующие варианты:

• социально-бытовой;
• материально-ресурсный;
• планово-расчетный.

Первый раздел посвящен субординационным вопросам. Он указывает лица, которым начальник АХО обязывается подчинятся и лица, которые находятся в подчинении у него.

Справка! Фамилии конкретных людей не называются – указываются только должности.

Указывается распоряжение или приказ, на основании которого начальник АХО был принят на работу. Затем перечисляются требования организации, предъявляемые к соискателю. Они затрагивают такие важные моменты:

• образование;
• опыт работы;
• навыки.

Для начальника АХО требования имеют две альтернативы – сотрудник может иметь как высшее, так и среднее образование. Однако среднее образование должно компенсироваться большим стажем работы. В противном случае сотрудник не будет допущен к осуществлению своих функций.

В заключении первого раздела приводится исчерпывающий список нормативной документации. Со всеми этими источниками начальник АХО должен быть ознакомлен. К их числу относятся:

• трудовое законодательство РФ;
• правила внутреннего распорядка компании;
• нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

Вторая часть

Раздел «Должностные обязанности» дает начальнику АХО детальную характеристику тех функций, которые ему поручаются. Этот сегмент должностной инструкции является одним из самых важных. От четкости его прописывания зависит слаженность работы на предприятии. Разные организации возлагают на начальников АХО разные обязанности. Наполнение этого пункта зависит от внутреннего распорядка конкретной организации.

В крупных компаниях начальники АХО по уровню профессиональной подготовки делятся на три уровня:

• техники, плотники, электрики, сантехники;
• ведущие специалисты, главные инженеры, администраторы;
• руководители и заместители предприятия, технические директоры.

Третья часть

Глава «Права» описывают круг полномочий, которыми наделен начальник АХО для осуществления своей рабочей деятельности. Права, которыми обладает сотрудник, делятся на несколько категорий:

• право оповещения начальства о наличии неисправностей и потребности в помощи для решения ряда проблем;
• про взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, если того требует выполнение производственных задач;
• право управления подчиненными сотрудниками – распределение отпусков, назначение наказаний, разрешение на уход с рабочего поста.

Справка! Список полномочий начальника АХО определяется местом, которое он занимает в структуре конкретной организации.

Четвёртый раздел

Раздел «Ответственность» перечисляет те поступки, за которые начальник АХО может понести наказание. Наказание имеет разную форму и определяется тяжестью проступка. Им может стать выговор, лишение премии или даже увольнение.

Детальное и четкое описание ответственности уберегает предприятие от возможных проблем в суде. К примеру, если начальник АХО несет материальную ответственность – этот пункт обязательно отражается в должностной инструкции.

Справка! При описании сферы ответственности работника инструкция должна опираться на трудовое законодательство РФ (что указывается в самом документе).

Пятая часть

В условиях работы прописываются все особенности, которые сопровождают данную должность. К таким условиям могут относятся частые командировки, переезд в другой город, работа в ночное время и другие детали, которые не вошли в предыдущие разделы.

В завершении должностной инструкции указываются данные начальника АХО:

• ФИО;
• наименование предприятия;
• паспортные данные;
• подпись сотрудника;
• дата ознакомления с инструкцией.