Как принимать товар по накладной

По общему правилу исправления в ТОРГ-12 вносятся следующим образом (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ,п. п. 19, 21 ФСБУ27/2021).

Ошибочная запись зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы эту запись можно было прочитать. Затем вносится правильная запись, делается надпись «исправлено» и указывается дата исправления.

Ошибка в ТОРГ-12 исправляется по всех экземплярах накладной. Исправления заверяются подписями всех уполномоченных лиц, которые подписали ТОРГ-12.

Имейте в виду, что использование корректирующих средств для исправления ошибок в ТОРГ-12 или стирание ошибочных записей недопустимо.

Количество экземпляров товарной накладной

Накладная ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132). Один экземпляр остается у продавца, второй – у покупателя.

Каким документом можно заменить ТОРГ-12

Передачу товаров от продавца покупателю можно оформить не только товарной накладной по форме ТОРГ-12, но и универсальным передаточным документом (УПД). Этот документ может использоваться как накладная и счет-фактура или же просто как накладная – все зависит от заполнения УПД. Что выбрать (УПД или ТОРГ-12), решает продавец. При этом не забудьте прописать в своей учетной политике, какие именно формы документов вы используете в своей деятельности.

Полную информацию об УПД вы можете получить из нашей консультации.

Как оприходовать товар без документов пошагово

В деятельности компании возможны ситуации, когда товар поступил на склад предприятия без сопроводительных документов поставщика. Такая поставка называется неотфактурованной. Наше законодательство трактует подобные случаи по-разному.

С одной стороны, п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть обоснован документом. А если первичный документ отсутствует, то бухгалтер не сможет оприходовать товар и отразить операцию на счетах бухучета.

В то же время нормы ст. 223 ГК РФ заключаются в том, что переход права собственности на имущество происходит в момент его фактической передачи покупателю (если в договоре не прописан другой способ). То есть бухгалтеру все-таки придется отразить момент перехода права собственности на товар в бухгалтерском учете, даже если на него отсутствуют документы. При этом передачей считается непосредственное вручение товарно-материальных ценностей заказчику (покупателю).

Если компания получила товар от поставщика без сопроводительной документации, и договором не закреплен особый порядок перехода прав собственности на него, то такой товар становится собственностью предприятия и подлежит отражению в активе баланса.

ВАЖНО! С 2021 года учет товаров регулируется новым ФСБУ 5/2019 «Запасы». ПБУ 5/01 утратил силу. Каким-то особым образом порядок учета неотфактурованных поставок в ФСБУ 5/2019 не установлен.

В таком случае перед бухгалтером встанет вопрос: «А каким документом необходимо оформить подобную поставку?».

Для этой цели можно воспользоваться унифицированным актом приемки товара по форме ТОРГ-4.

Скачать акт ТОРГ-4 вы можете на нашем сайте — см. материал «Унифицированная форма № ТОРГ-4 — бланк и образец».

Акт составляется и подписывается специально назначенной комиссией, которая должна принять товар по массе, количеству, а также проверить его на сохранность и целостность. Очень желательно, чтобы в этой комиссии присутствовал представитель поставщика.

Документ оформляется как минимум в двух экземплярах: один передается бухгалтеру, второй остается у материально ответственного лица, например кладовщика. Еще один экземпляр акта следует направить поставщику.

О новом порядке учета запасов читайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Правильность заполнения товарной накладной ТОРГ-12 при возврате

Если по какой-то причине покупатель решил вернуть товар продавцу, покупатель оформляет ТОРГ-12 на возврат. В этом случае в строке «Грузоотправитель» и «Поставщик» указываются данные покупателя, возвращающего товар (если грузоотправителем является другая организация, то в соответствующей строке отражаются ее данные). А в строках «Грузополучатель» и «Плательщик» – данные продавца, которому возвращается товар (если товар по факту будет получать другая организации, то в строке «Грузополучатель» нужно указать ее данные).

В строке «Основание» отражаются реквизиты договора поставки. Кроме того, в этой строке можно указать реквизиты документа, служащего основанием для возврата товара (к примеру, акта по форме ТОРГ-2).

В строке «Вид операции» пишется «Возврат товара».

В табличной части товарной накладной ТОРГ-12 при возврате товара отразите сведения о возвращаемом товаре.

Как принимать товар по количеству и качеству

Действительно ли товар можно не принимать

Вы же знаете историю, которую всем рассказывает управляющий сети магазинов «ВкусВилл» в своей книге? В их магазинах нет приемки товара в момент разгрузки. Поставщики привозят товар ночью, открывают дверь магазина своим ключом и выгружают товар. Утром приходят работники магазина, пересчитывают товар, выявляют расхождения. За пропавший товар платит ВкусВилл. Ни поставщикам, ни работникам магазина затраты не предъявляют. И что интересно, у них почти не бывает воровства.

Понятно, что каждый собственник бизнеса сам решает, работать на доверии или делать приемку товаров по всем правилам. Предъявлять ли претензии по качеству товара поставщикам или закладывать бой с просрочкой в цену товара. При любом варианте придется сверять товар с товаросопроводительными документами.

Сроки приемки товаров по количеству и качеству

Срок приемки устанавливают в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота».

По инструкциям сроков множество: для приемки на складе поставщика при самовывозе, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящегося. Разберем сроки при доставке товара на склад покупателя по правилам инструкций П-6, П-7.

По количеству покупатель обязан принять товар:

• В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
• В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
• Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:

• не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов;
• не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе;
• не позднее 20 дней, если поставщик иногородний;
• для районов Крайнего Севера сроки дольше.

Как сверять количество товара

Приемку товара проводят по товаросопроводительным документам. Как правило, это товарно-транспортная накладная и счет-фактура (если работаете на НДС) либо универсальный передаточный документ (УПД). Документы бывают на бумаге и электронные.

Перед тем как ставить подпись на документах поставщика, примите товар по количеству . Этапы приемки товаров:

• Пересчитайте товар.
• Взвесьте его, если по документам он измеряется в килограммах, а не штуках.
• Осмотрите на повреждения, вскрытие тары и упаковки. Порезы, сколы, вмятины, дыры — это нарушения целостности упаковки. Об этом нужно сообщить поставщику немедленно.
• Сверьте коды маркировки из накладной с полученными по факту. Как рознице работать с маркировкой, читайте здесь.
• Сравните наименования товаров на упаковке, сертификатах соответствия и товаросопроводительных документах. Так, если наименование мясной продукции на товарном ярлыке не совпадет с информацией в ветеринарно-сопроводительных документах, Россельхознадзор оштрафует на сумму от 10 до 20 тысяч ₽ За что еще штрафуют рестораны.
• Сообщите поставщику немедленно, если выявили несоответствие. Больший срок на уведомление поставщика может быть установлен договором.

Товар можно сверять руками и глазами, а можно отсканировать специальным сканером, камерой мобильного телефона или терминалом сбора данных (ТСД). Тогда программа посчитает количество, не допустит ошибок в наименовании, распознает коды маркировок и акцизные марки.

Например, по накладной поставщика в магазин поступил пакет специй «ванилин 5 пачек», «перец молотый 10 пачек», «душистый горошек 15 пачек». Можно сортировать этот пакет и пересчитывать вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Другой пример. По накладной поставщика в магазин поступили «Белый ноутбук 300E4A», а в каталоге покупателя товар занесен как «Ноутбук белый». Можно сверять позиции вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Еще пример. На склад поступает алкогольная продукция. Покупатель обязан не просто принять товар, но и подтвердить его получение в ЕГАИС. Если ведете учет в СБИС, сможете делать это автоматически.

Быстрая приемка товара для бизнеса любого масштаба

Узнать больше

Как принимать товар по качеству и комплектности

Товар должен соответствовать требованиям договора, техническим условиям, требованиям о маркировке, иметь нужные сертификаты и сопроводительные документы.

При приемке осмотрите продукцию — полностью или выборочной проверкой. Покупатель имеет право не принимать некачественный товар с существенными недостатками, например:

• Товар испорчен (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ). Имеет порезы, сколы, вмятины, дыры.
• Продукция пришла просроченной либо сроки годности не совпадают с теми, которые указаны в договоре.
• К товару нет нужной документации, комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ). Например, нет инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, технического паспорта.
• Ассортимент товара не соответствует (ч. 2 ст. 468 ГК РФ). Договаривались о белых ящиках, доставлены черные.
• Нет русифицированных этикеток. Если продаете иностранный товар — например, корейскую косметику, — на нем должны быть этикетки с информацией на русском языке. Это обязательное условие, иначе будет нарушена ст. 8 Закона о защите прав потребителей: покупатель имеет право на информацию о товаре на русском языке.

Если товар не соответствует условиям договора о качестве, покупатель обязан зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию. Как это сделать, читайте далее.

Как организовать быструю приемку товара

Для точки с обувью на рынке или островка с майками в торговом центре вам потребуется смартфон и самая простая мобильная касса. Если использовать мобильное приложение Saby Docs, тогда даже с маркированным товаром проблем не будет. Все документы по маркировке придут прямо в смартфон. Со смартфона сможете проверить на соответствие коды маркировки, подписать накладную, продать товар покупателю и отправить информацию в Честный знак.

Для магазина побольше, со складом и стационарной кассой, уже потребуется мобильный сканер. Он позволит быстро распознавать коды на коробках, смотреть излишки и недостачи прямо на сотовом телефоне.

Оптовикам с большим количеством товара выгоднее применять терминалы сбора данных ТСД. Терминал — это мини-компьютер, который совмещает в себе телефон и сканер. У него самая высокая скорость сканирования и есть кнопки для поиска номенклатуры.

Подберем оборудование для приемки товаров

Оставить заявку

Для какой продукции можно добавить товарно-транспортные накладные?

Все товарно-транспортные накладные на перемещение алкогольной и спиртосодержащей продукции должны быть зарегистрированы в ЕГАИС. Причем обязанность фиксации ТТН в Единой информационной системе лежит как на поставщике, так и на получателе товара .

За нарушение правил учета алкоголя на организацию и её должностных лиц могут быть наложены штрафные санкции, а неучтенная продукция конфискована.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

ЕГАИС представляет собой некую базу, где расположены все необходимые сведения об алкогольном товаре, который изготавливается на территории РФ либо же был ввезен из за границы.

В системе ЕГАИС отображаются все необходимые сведения: кто изготовитель, состав алкогольной продукции, крепость напитка и так далее, причем по каждой бутылке/таре.

Факт документирования и самой фиксации в ЕГАИС сведений о закупке, поставке и дальнейшей продажи алкогольного товара дает возможность избежать допущения контрафактной продукции к конечной реализации потребителю.

При этом в оптовом документообороте с ЕГАИС принимает участие немало разновидностей документов, а именно:

• товарно-транспортные накладные;
• акты о расхождении;
• многочисленные разновидности запросов и справочников;
• акты факта постановки на баланс и прочее, что играет весомую роль в процессе осуществления контроля над розничным оборотом в ЕГАИС.

Все необходимые сведения, указанные в чеке, передаются с конечных точек реализации алкогольной продукции.

Сам факт фиксации в ЕГАИС осуществляется с помощью специально установленного программного обеспечения – УТМ (универсального транспортного модуля). Здесь весь пакет сведения перед непосредственной отправкой на сервер проходит через процесс шифрования и подписывается установленной квалифицированной (КЭП).

С помощью ЕГАИС можно осуществить проверку:

• накладной, включая ее статус;
• чек (подробные сведения об изготовителе, акцизной марке и так далее);
• подтверждения факта закупки (акциз фальшивый либо нет, получен товар или нет и так далее);
• сведений из документооборота и так далее.

Благодаря проверке этого документа можно узнать такие сведения:

• кто является отправителем;
• номер ТТН непосредственно в системе отправителя;
• когда именно была отправка документа на УТМ;
• каким статусом обладает ТТН в сервисе ;
• полные перечень сопровождающих накладную документации (при условии, что на ТТН была отправка акта расхождения, квитанции об осуществлении акта разногласий).

Все это позволяет выявить факт продажи контрафактного алкоголя и своевременно предпринять все необходимые меры предосторожности.

Проверки документооборота осуществляется через специальный сервис check1.fsrar.ru. Он был разработан специально осуществления поиска сведений о движении всех входящих и исходящих транспортных пакетов в самой базе УТМ.

В случае выявления каких-либо правонарушения законодательством РФ предусмотрена уголовная либо административная ответственность.

Как принимать товар в Data Mobile

Программное обеспечение DataMobile для ТСД позволяет контролировать движение продукции на складе. Приложение подходит для приемки товара, инвентаризации, перемещения по ячейкам и других операций. Софт поддерживает интеграцию с 1С и другими товароучетными программами.

В DataMobile также реализована приемка по сопроводительной накладной и по факту. Для начала необходимо открыть файл на ТСД или создать новый документ. Сбор данных проводится методом сканирования штрихкодов. Система будет сверять введенную информацию с базой и указывать на расхождения. Когда вы принимаете товар, сообщения о пересортице и недостаче будут показаны на экране устройства.

Способы проверки новых поступлений в DataMobile:

• по количеству упаковок;
• с помощью веса продукции;
• по комплектации товара.

Софт может обрабатывать сотни тысяч наименований в минуту. Описание из накладной сверяется с номенклатурой, весом и другими характеристиками прибывшего груза. DataMobile поддерживает работу с оптовой тарой (коробами и паллетами). В список полезных функций входит организация адресного хранения, управление ценами и создание новых файлов по шаблонам.

Подтверждение через личный кабинет

Если покупатель не подтвердил ТТН в системе, значит он не зафиксировал у себя наличие этой алкогольной продукции. Реализация неподтвержденной продукции считается незаконной, и товар подлежит изъятию .

Кто должен подтверждать входящие накладные?

Получатель алкогольной продукции должен:

• ТТН, полученную через ЕГАИС, выгрузить в программу автоматизированного учета, которая установлена у него.
• Произвести сверку получаемой продукции с данными накладной.
• Подтвердить ТТН при соответствии данных.

При несоответствии данных получатель может направить акт разногласий или отказ от получения товарно-транспортной накладной.

Когда это нужно делать?

Накладную в единой информационной базе подтверждают, как правило, после приемки товара и сверки бумажного варианта документа с электронным. Не допускается никакое отклонение между электронной и печатной формами .

Поставщику установлен трехдневный срок для отправки документов через Единую систему, поэтому в некоторых случаях подтверждение ТТН может быть осуществлено позже дня поставки товаров.

Как принять документ?

1. В программе ЕГАИС выбирается накладная, поступившая от поставщика и нажимается кнопка «Приемка».
2. Путем сканирования акцизной марки каждой бутылки алкогольной продукции программа автоматически вносит ее в поле «Количество по факту». Количество продукции без акцизных марок можно внести без сканирования, воспользовавшись кнопкой «Подставить всё».
3. После полной сверки поступившей алкогольной продукции следует нажать кнопку «Принять».

Таким образом, товарно-транспортная накладная считается принятой. При этом, при наличии расхождений автоматически сформируется акт расхождений . Если покупатель решает отклонить накладную, он нажимает соответствующую кнопку.

В какие сроки и что грозит за их пропуск?

За нарушение сроков учета алкогольной продукции предприятию грозит штраф в размере от 150 до 200 тысяч рублей и конфискация неучтенной в единой информационной базе алкогольной продукции.

Также штраф может быть наложен на руководителя организации в размере от 10 до 15 тысяч рублей (абз.2 ст. 14.19 КоАП РФ).

Все товарно-транспортные накладные на перемещение алкогольной и спиртосодержащей продукции должны быть зарегистрированы в ЕГАИС. Причем обязанность фиксации ТТН в Единой информационной системе лежит как на поставщике, так и на получателе товара .

За нарушение правил учета алкоголя на организацию и её должностных лиц могут быть наложены штрафные санкции, а неучтенная продукция конфискована.

Чем товарная накладная отличается от транспортной и товарно-транспортной

Чтобы понять, чем отличается товарная накладная ТОРГ-12 от транспортной накладной (ТН) и товарно-транспортной накладной (ТТН), давайте разберемся, в каких случаях оформляются ТН и ТТН.

Транспортная накладная – это первичный документ, которым по общему правилу подтверждается заключение договора перевозки грузов автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N259-ФЗ). Составляется ТН грузоотправителем. В налоговых целях транспортная накладная служит одним из документов, подтверждающих транспортные расходы, понесенные организацией/ИП. То есть ТН и ТОРГ-12 служат для подтверждения разных операций: ТОРГ-12 подтверждает продажу/покупку товаров, а ТН – произведенные транспортные расходы. Кроме того, эти два документа не всегда идут рука об руку. Например, покупатель может забрать товар у продавца самовывозом. В этом случае накладная ТОРГ-12 обязательна, а вот ТН вообще не будет оформляться.

Товарно-транспортная накладная – это первичный документ, без которого невозможна перевозка этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N171-ФЗ). ТТН является сопроводительным документом, удостоверяющих легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Как видим, ТТН составляется лишь при обороте вышеназванных ТМЦ.

Какие сведения содержит товарная накладная

Товарная накладная ТОРГ-12, в частности, содержит:

• сведения о грузоотправителе;
• сведения о грузополучателе;
• сведения о поставщике;
• сведения о плательщике;
• сведения о поставляемом товаре (наименование, единица измерения, количество, цена, сумма без НДС, НДС и др.);
• сведения о лице, разрешившем отпуск товара, о главном бухгалтере, о лице, которое произвело отпуск груза, о лице, принявшем груз, и др.

Правила оформления товарной накладной

Заполнение ТОРГ-12 не должно вызвать у продавца особых затруднений. Далее мы расскажем, как заполнять в ТОРГ-12 графы и строки.

ТОРГ-12: строка «Грузоотправитель». В этой строке указывается наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты, код по ОКПО, код ОКВЭД:

• продавца, если грузоотправителем является он. Грузоотправителем может быть и ОП организации. Тогда в соответствующей строке ТОРГ-12 указывается наименование ГП, а далее данные этой «обособки», а по строке «Структурное подразделение» – наименование ОП. Если у обособленного подразделения нет своего банковского счета, то в накладной нужно указать банковские реквизиты ГП;
• сторонней организации, выступающей в роли грузоотправителя. Такое возможно, к примеру, если покупателю отгружаются товары не со склада продавца, а сразу со склада производителя товаров.

Кстати, в ТОРГ-12 адрес грузоотправителя лучше указывать почтовый. Тогда не будет расхождений в адресе между ТОРГ-12 и счетом-фактурой, выставленным на основании этой товарной накладной (пп. «е» п. 1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

ТОРГ-12: грузополучатель. Для заполнения этой строки необходимую информацию запросите у покупателя.

ТОРГ-12: поставщик. В этой строке продавец указывает свои данные.

ТОРГ-12: плательщик. В этой строке отражаются данные покупателя.

ТОРГ-12: основание. В данной строке товарной накладной, как правило, указывается номер и дата договора. Если же его нет, то можно указать номер и дату счета.

Поступление услуг в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Поступление услуг в 1С 8.3 также рассмотрим на примере.

Организация заключила договор аренды офисного помещения с Бизнес-центром «Солар», согласно которому ежемесячная арендная плата состоит из:

• фиксированной части — 118 000 руб.;
• переменной части, определяемой ежемесячно исходя из стоимости коммунальных услуг.

31 марта арендодатель выставил документы по аренде за март на сумму 141 600 руб., в т. ч. НДС 18%.

Поступление услуг

Поступление услуг, работ от стороннего контрагента в 1С 8.3 отразите документом Поступление (акт, накладная) вид операции Услуги (акт) в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные) — кнопка Поступление — Услуги (акт).

В форме укажите:

• Акт № от — номер и дата акта оказания услуг, работ.

Изучить подробнее про установку счета затрат по умолчанию

Проводки

Регистрация СФ поставщика

Для регистрации входящего счета-фактуры от арендодателя необходимо указать его номер и дату внизу формы документа П оступление (акт, накладная) , нажать кнопку Зарегистрировать .

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест. Приобретение товаров у обособленного подразделения с расходами на доставку, которые включаются в их стоимость
• Тест. Учет расходов на доставку приобретенных товаров, которые учитываются отдельно и не включаются в их стоимость
• Тест. Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С

См. также:

• Оприходование товара в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С
• Номенклатурная группа в 1С 8.3 что это?
• Установка цен номенклатуры в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
• Комплектация номенклатуры в 1С 8.3: пример заполнения
• Справочник Номенклатура в 1С 8.3: пример начального заполнения
• Как в 1С посмотреть остатки на складе?
• Как в 1С сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 с полным наименованием номенклатуры
• Доставка товаров сторонним контрагентом
• Аренда офисного помещения

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и бесплатно