Вести протокол в ходе совещания

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (раздел 1) устанавливает необходимость хранить протоколы собраний учреждения постоянно.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Как составлять протокол собрания ДОУ

Заседание необходимо оформлять протокольно. Информация о ходе заседания отражается объективно, без эмоциональной окраски. Составляя документ, можно применять ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет стандарты оформления бумаг.

Протокол составляют на листах А4. Документ должен включать сведения о:

• дате проведения заседания;
• числе участников;
• повестке;
• ходе дискуссии;
• выработанных предложениях и поступивших замечаниях;
• решении, принятом в ходе процедуры.

В итоге протокол должен отражать ход обсуждения вопросов и итоговые принятые решения.

Протокол оперативного совещания

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

• Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
• Стабильный состав участников;
• Практически неизменные темы и вопросы;
• Короткая длительность.

Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.

Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

Полезные советы для секретарей и менеджеров

1. Используйте структурированный формат протоколирования

Когда вы делаете записи о совещании, необходимо использовать структурированный формат, который поможет вам легко анализировать и проверять информацию. Включите в записи дату и время, список участников, повестку дня, предложения и решения, которые были приняты на совещании.

2. Будьте внимательны к деталям

Ключевой навык для секретаря — внимательность к деталям. Записывайте все обсуждаемые темы, принятые решения и задачи. Убедитесь, что записи полны и точны, и контролируйте, что все участники приняли на себя соответствующие задачи.

3. Создайте четкий план действий

Начиная с пункта №1 на повестке дня каждый пункт должен быть четко определен и отделен от других. Убедитесь, что все участники понимают, какие пункты повестки дня уже обсуждались и какие еще нужно рассмотреть.

4. Будьте готовы к совещанию

Прежде чем приступить к совещанию, подготовьтесь к нему заранее. Ознакомьтесь с повесткой дня, тематикой обсуждения, запаситесь необходимыми документами и инструментами. Это поможет сократить время заседания и улучшить качество принимаемых решений.

5. Оптимизируйте процесс управления совещаниями

Оптимизация процесса управления совещаний означает, что вы стараетесь найти наилучший способ достижения цели при минимальных затратах ресурсов. Например, можно использовать онлайн-средства для проведение встречи, если это удобно для участников.

6. Вносите исправления в протоколы своевременно

Не забывайте про перечитку и редактирование протоколов. Рано или поздно вы столкнетесь с необходимостью вносить изменения в протоколы, чтобы уточнить информацию или исправить ошибки. Будьте внимательны и тщательны: все исправления должны быть сделаны своевременно и уместны.