Пример описи вложения в заказное письмо

Если, несмотря на все меры предосторожности, посылка с вложением была утеряна, опись поможет доказать ее содержимое и ценность.

Для этого понадобятся:

• Сама опись вложения с подробным перечнем.
• Документы, подтверждающие стоимость вложений (чеки, накладные).
• Фотографии или видео процесса упаковки посылки.
• Копия договора с транспортной компанией.

Наличие таких доказательств позволит востребовать компенсацию за утраченное вложение или подать иск в суд.

Требования к оформлению описи вложения

Существуют определенные правила, как должна выглядеть опись:

• Оформляется на отдельном листе формата А4.
• Указываются точные наименования вложений.
• Количество экземпляров каждого наименования.
• Общее количество мест.
• Данные отправителя и получателя.
• Дата составления описи.

Рекомендуется составлять опись в 2 экземплярах. Один вкладывается в посылку, второй остается у отправителя как расписка.

Инструкция по онлайн-заполнению

Предлагаем простой алгоритм, как заполнить онлайн опись вложения Почты России.

Шаг № 1. Переходим на официальный сайт Почты России.

Шаг № 2. Приступаем к заполнению.

Например, ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» необходимо отправить в ФНС следующие формы отчетности:

1. Налоговая декларация по НДС.
2. Налоговая декларация по налогу на прибыль.
3. Единый расчет по страховым взносам.
4. Форма 6-НДФЛ.
5. Справка 2-НДФЛ за 2014 г.

Вносим данные в поля электронной формы описи. Начинаем с отправителя.

Теперь перечисляем все формы налоговой отчетности, которые планируем отправить в ФНС.

Проверяем правильность внесенных данных. Теперь формируем готовый документ.

Сервис сформирует заполненный перечень в формате pdf. Причем сразу оба экземпляра. Вам остается только распечатать готовый список, взять документы и отправиться в ближайшее почтовое отделение. В качестве примера приведем заполненную форму 107.

Также, вы можете просто скачать бланки описи в электронном виде

Опись вложения Почты России бланк WORD 2019 г.

Опись вложения Почты России бланк EXCEL (2019 г.)

Когда следует заполнять бланк по форме 107?

Как правило опись заполняется при отправке ценных вещей. Сверка описи сотрудником Почты России происходит на платной основе, эта услуга стоит от 50 до 100 рублей в зависимости от региона РФ. Обычно с описью вложения пересылаются:

• Ценные документы;
• Документы отправляемые в гос. органы (налоговые, судебные и пр.)
• Дорогостоящие товары, в случаи потери которых почта обязана вам возместить ущерб исходя из оценки стоимости отправления;
• Разнообразные извещения;
• Деловые бумаги (различные бухгалтерские, банковские и иные документы).

Внимание! Не запечатывайте конверт с отправлением самостоятельно! Сотрудник отделения Почты России должен провести сверку описи с фактическим отправлением самостоятельно. В противном случаи вам придется вскрывать отправление, что может привести к порче упаковки.

Так же внимательно заполняйте опись, если вы планируете использовать её в качестве доказательства отправки юридически значимых писем в суде. Не ленитесь досконально описать предмет отправки, т.к. ответчик всяческим образом может попытаться оспорить факт получения отправления, ссылаясь что внутри отправления находился «другой» документ.

Для юрлиц отправка ценных писем более 5 штук одновременно осуществляется партийным приемом с одной квитанцией на все отправления. В этом случаи заполняется реестр (ф. 103 реестр почтовых отправлений) — список, где каждому отправлению присваивается уникальный номер — идентификатор для регистрируемых почтовых отправлений. По сути такой реестр содержит ту же информацию что и ф 107, где так же проставляется отметка уполномоченного сотрудника Почты России.

Альтернативы описи для небольших отправлений

Для отправок с одним-двумя неценными вложениями опись составлять необязательно. Вместо нее можно использовать:

• Товарный чек, если отсылается купленный товар.
• Сопроводительное письмо с перечислением вложений.
• Бирку или этикетку с указанием содержимого.

Такие альтернативные варианты также позволят идентифицировать простые вложения посылки или бандероли.

Скачать и заполнить бланк описи вложения Ф107

Скачать бланк ф 107 в PDF

Скачать опись вложения Почты России бланк WORD 2024 г

Скачать опись вложения Почты России бланк EXCEL 2024 г

Как оспорить недостачу посылки по описи вложения

Если при получении посылки обнаружена недостача вложения, опись поможет отстоять свои права.

В такой ситуации нужно:

1. Составить акт о расхождении вложения с данными описи.
2. Зафиксировать недостачу photo или video.
3. Обратиться с претензией в почтовое отделение.
4. Приложить опись и акт к претензии.

Такие доказательства помогут добиться компенсации почтой за утраченное при пересылке вложение.

Полезные советы по заполнению описи вложения

В заключение дадим несколько полезных советов, которые помогут грамотно заполнить опись вложения:

• Используйте разборчивый почерк, печатайте или пишите печатными буквами.
• Будьте максимально точны в наименованиях.
• Указывайте все данные отправителя и получателя.
• Делайте копию описи, чтобы осталась расписка.
• Прикрепляйте опись снаружи посылки.
• Проверяйте соответствие описи фактическому вложению.

Следуя этим простым рекомендациям, вы без труда сможете правильно заполнить опись. Это избавит от проблем при отправке посылки по почте.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Уведомление о вручении – это специальный документ, который проинформирует отправителя письма о том, что оно доставлено и вручено адресату или его законному представителю. В документе будет стоять подпись получателя, указано время и дата вручения. Уведомления бывают простые и заказные. Первое будет опущено в почтовый ящик, второе вручается лично в руки.

Уведомление о вручении представляет собой бланк (форма 119), который переправляется вместе с письменной корреспонденцией, а после вручения ее направляется по обратному адресу.

Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, отправителю необходимо самостоятельно заполнить бланк ф 119. Форму можно взять в любом отделении Почты России абсолютно бесплатно и там же ее заполнить. После заполнения документ вместе с письмом передается оператору.

Образец заполнения:

На лицевой стороне формы указываются данные именно отправителя письма, который в последующем станет получателем этого уведомления.

Помимо письменного информирования о вручении у почты есть услуга СМС-информирования . Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить специальный бланк, который можно спросить на почте. Стоимость одного СМС-сообщения – 10 рублей.

Заказное письмо можно отправить 1 классом – это ускоренный вид доставки (авиапересылка). За ускоренную доставку самолетом необходимо будет доплатить, цена зависит от веса, расстояния пересылки и места (региона РФ) отправки. «Первый класс» наиболее актуален для населенных пунктов, между которыми предусмотрено авиасообщение. Как отправить заказное письмо 1 классом? Сообщите о своем намерении оператору. Дополнительные документы и бланки заполнять не требуется.

Как избежать ошибок при заполнении описи

Чтобы исключить типичные ошибки, рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Использовать проверенные образцы описи или шаблоны.
• Внимательно сверять вложение с данными в описи.
• Указывать максимально подробные наименования.
• Делать подсчеты количества и веса неоднократно.
• Сравнивать реквизиты отправителя и получателя.
• Перепроверять опись перед отправкой.

Тщательная проверка позволит избежать распространенных ошибок в описи вложения.

Цена на отправку заказного письма и дополнительные услуги

Цена на отправку заказной письменной корреспонденции зависит от веса. Стоимость первых 20 грамм составляет 63 рубля без НДС и 75,60 рублей с НДС. За каждые последующие полные/неполные 20 грамм веса придется доплатить 3,50 или 4,20 рублей соответственно наличию НДС.

НДС – налог на добавленную стоимость, в России с 1 января 2019 года он равен 20%. Почтовое отправление, оплаченное марками, налогом на добавленную стоимость не облагается. То есть, оплачивая марками, можно сэкономить 20%.

Вид отправленияВес/харастеристикаЦена без НДСЦена с НДСЗаказное письмопервые 20 грамм6375,60последующие полные/неполные 20 грамм3,504,20Ценное письмопервые 20 грамм130156последующие полные/неполные 20 грамм3,504,20Уведомление о вручениипростое31,2537,50заказное78,7594,50Плата за объявленную ценность письмаза каждый полный/неполный 1 рубль0,030,04

Марки на конверт можно наклеить самостоятельно или это сделает оператор. Работа последнего платная.

Оплата «уведомлений о вручении» марками в 2023 году отменена. Поэтому для всех категорий пользователей актуальным является тариф с НДС.

Если необходима опись вложения, то в обязательном порядке потребуется «проверка соответствия вложения описи вложения», за что также нужно будет заплатить.

Цена на некоторые дополнительные услуги Почты России зависит от субъекта РФ. Ниже в таблице представлены тарифы, действующие в 2023 году в крупнейших городах нашей страны.

ГородПроверка соответствия вложения почтового отправления описиНаклеивания марок на письмо сотрудникомМосква (область)114 (90)18 (18)Нижегородская обл-ть7513,80Санкт-Петербург и область7524Свердловская обл-ть8417,40Новосибирская обл-ть7815,12Краснодарский край7212,50Самарская обл.7518Ростовская обл.7213,50

Что разрешено отправлять в заказных письмах?

Согласно Приказу 114-п Почты России в любые письма, и заказные в том числе, допускается вкладывать только письменные сообщения. Вес отправления не должен превышать 100 гр, а размер – 229 x 324 мм. Фотографии, рукописи, печатные издания следует отправлять в виде бандероли. Для них максимально допустимый вес составляет 2 кг.

Особенности описи международных посылок

При отправке посылок за границу опись вложения также обязательна. Однако для международных почтовых отправлений есть определенные особенности.

Во-первых, опись составляется не менее чем в трех экземплярах: для отправителя, получателя и таможни. Во-вторых, она заполняется на английском языке или на языке страны получателя.

Кроме того, для международных посылок опись должна содержать графы с указанием стоимости вложений и кода товара в соответствии с ТН ВЭД России.

При соблюдении этих требований опись вложения позволит беспрепятственно отправить посылку в любую точку мира.

Автоматизация процесса создания описи

Для компаний, регулярно отправляющих посылки, актуальна автоматизация составления описей.

Это можно реализовать с помощью:

• Интеграции с товароучетной системой.
• Использования шаблонов и макросов.
• Специального программного обеспечения.

Автоматизация исключает ошибки и экономит рабочее время персонала.

Порядок действий при утрате описи вложения

Если в процессе пересылки посылки по каким-то причинам утрачена опись вложения, каков алгоритм действий?

1. Уведомить об утрате почтовое отделение или курьерскую службу.
2. Составить акт об утрате описи в произвольной форме.
3. Восстановить данные о вложении по памяти, чекам и др. документам.
4. Составить новую опись вложения.
5. Приложить восстановленную опись к акту об утрате.

Соблюдение этого алгоритма позволит максимально точно восполнить утерянные данные об отправленной посылке.

Как составить опись вложения: образец

Документ необходимо делать в двух экземплярах – один пересылается вместе с корреспонденцией, второй остается у отправителя.

Как составить:

• Возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 (или скачайте по ссылке).
• Укажите наименование всех пересылаемых документов, их количество и объявленную ценность для каждого. Для предметов без оценки – поставьте прочерк. Любые исправления не допускаются.
• Под таблицей в соответствующих строках укажите общее число пересылаемых предметов и их объявленную ценность.
• Пропишите данные отправителя и поставьте подпись.

Образец описи вложения (пример):

Заполнить бланк можно онлайн на официальном сайте Почты России, затем документ нужно распечатать и предоставить вместе с отправлением сотруднику почты.

Письмо с описью вложения необходимо предоставлять оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен сличить содержимое конверта с тем, что пользователь указал в бланках. После сверки на бланках оператор ставит свою подпись и печать. Услуга платная.

Особенности описи для крупногабаритных грузов

Для крупных и нестандартных грузов оформляется грузовая накладная, которая выполняет роль описи вложения.

В такой накладной указывают:

• Характеристики груза: габариты, вес.
• Точное наименование и количество мест.
• Способ упаковки и крепления.
• Необходимые условия транспортировки.

Подробная накладная позволяет обеспечить сохранность негабаритных и крупных грузов при перевозке.

Как образец описи ускорит процесс отправки посылок

Использование типового шаблона-образца описи вложения позволяет максимально ускорить процесс подготовки посылки.

Для этого достаточно:

1. Распечатать необходимое количество бланков описи.
2. Заполнить типовую форму вручную или на ПК.
3. Прикрепить опись к посылке.

Благодаря использованию готового шаблона процесс отправки посылки занимает минимум времени и сил.

Доступна ли услуга для международных отправлений

Допускается возможность формирования описи в случае международной пересылки, однако в таком случае нужно составить ее по форме CN 07. Бланк выдается в почтовом отделении.

Преимуществом заказного письма является присвоение ему трек-номера, с помощью которого можно с легкостью через официальный сайт не только отследить маршрут следования, но и узнать предварительную дату получения.

Более того, письмо вручается получателю исключительно лично в руки и только под его роспись, что исключает вероятность возникновения различного недопонимания между отправителем и адресатом.

Посылка с описью через курьерскую службу

Отправка ценной посылки через транспортные компании также требует оформления описи вложения.

Однако есть некоторые особенности:

• Опись заполняется в 2-х экземплярах.
• Указывается стоимость вложения.
• Проставляется номер накладной курьерской службы.

Такая опись является юридическим документом при возникновении претензий по посылке.