Положение о подотчетных лицах образец 2024

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

• Выдача денег в подотчет осуществляется на основании заявления работника (с 30.11.2020 в нем не обязательно указывать сумму и срок, на который выдается аванс) либо распорядительного документа руководителя (с 30.11.2020 его разрешено оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам, при этом в документе должны быть указаны Ф.И. О. получателей, суммы подотчета и сроки, на которые они выдаются).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У) .

• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.

Подробнее см.: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2021 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?» .

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Как составить приказ об утверждении списка подотчетных лиц

Унифицированной формы приказа — в отличие, к примеру, от формы РКО, который составляется на его основании — законом не установлено, она свободная. В документе указывают:

В их числе:

• задачи бухгалтерии (выдача денежных средств, оформление РКО);
• задачи самих подотчетных лиц (совершение расходов строго на разрешенные цели, сбор подтверждающих документов — чеков, своевременное предоставление авансовых отчетов).

К числу задач, сопутствующих исполнению приказа о подотчетных лицах, относится проверка бухгалтерией предыдущих отчетных документов от работников, указанных в приказе.

Директор вправе назначить лицо, ответственное за исполнение приказа. К примеру, это может быть главный бухгалтер.

Ознакомьтесь с образцом приказа об утверждении списка подотчетных лиц по ссылке ниже:

Скачать образец

Данный образец приказа на подотчетных лиц предназначен для бессрочного наделения работников полномочиями по получению денег под отчет.

***

Выдача наличных средств работнику под отчет возможна на основании приказа руководителя или заявления работника. Приказ составляется при минимальном участии работника, что экономит его время. При этом в приказе можно наделить полномочиями по приему наличности нескольких работников на любой срок.

***

Еще больше информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Приказ о назначении подотчетных лиц: зачем нужен

Для того чтобы выдать работнику наличные денежные средства под отчет (для командировки или покупки чего-либо на нужды фирмы), работодатель оформляет расходно-кассовый ордер (РКО), используя в качестве основания один из следующих документов (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• распоряжение директора;
• заявление работника.

До введения в действие текущей редакции указания № 3210-У (от 19.06.2017) РКО издавался только на основании заявления. Применение распоряжения директора (как вариант — в форме приказа) позволяет соблюсти все формальности более оперативно: работнику самому не нужно тратить время на заполнение каких-либо документов. Всё, что требуется, — это проставить на приказе подпись, удостоверяющую ознакомление с ним.

А если снабжаются средствами несколько работников, то экономия во времени становится еще заметнее. В одном приказе директор вправе распорядиться о выдаче наличных средств любому количеству подчиненных. Заявление же не может быть коллективным.

Кроме того, заявление носит одноразовый характер: всякий раз командируемому лицу (группе лиц) нужно его дублировать. Приказ же в общем случае не имеет ограничений по сроку действия: однажды наделив тех или иных лиц полномочиями по приему наличности под отчет, работодатель избавляет себя от необходимости осуществления такого наделения повторно.

Таким образом, без приказа о назначении подотчетного лица или нескольких лиц (и в отсутствие альтернативных ему заявлений от работников) работодатель не может на законных основаниях выдать наличными командировочные и иные средства под отчет. За это предусмотрены строгие санкции — рассмотрим их подробнее.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

• Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
• Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
• После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
• Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Важно! Рекомендация от “КонсультантПлюс” Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно: 1) составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее … (подробнее смотрите в КонсультантПлюс). Пробный доступ к КонсультантПлюс получите бесплатно .

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса» .

• Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
• Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по ссылке.

Для чего необходимо положение о материальной ответственности и на чем оно основано

Положение о материальной ответственности работников (ПМО) представляет собой внутренний локальный акт, описывающий схему взаимоотношений работодателя и работников в плане сохранности имущества фирмы и затрагивающий нюансы возмещения ущерба.

Обязательность «материального» положения, как и большинства внутрифирменных разработок (положения об оплате труда, премировании, индексации зарплаты и др.), законодательством не предусмотрена. Отсутствуют и специальные требования к его составу, объему и содержанию.

С какими локальными актами нужно ознакомить работника при приеме на работу, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в путеводитель по кадровым вопросам.

Наличие такого документа предусматривает единый подход ко всем работникам в отношении их ответственности за имущество фирмы, а также исключает разногласия между сторонами трудового договора по вопросам возмещения материальных убытков.

ВАЖНО! «Материально-ответственный» вопрос, которому посвящено положение, может описываться и в иных внутренних документах (коллективном договоре, внутрифирменном трудовом распорядке или соглашениях о материальной ответственности). В этом случае без разработки отдельного положения можно обойтись.

В основе создания ПМО лежат 13 статей ТК РФ (238-250) и постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ…» от 31.12.2002 № 85. ТК РФ регламентирует важные аспекты определения размера ущерба, нанесенного фирме работниками, порядок его взыскания, обстоятельства, исключающие ответственность материально ответственного лица, а также иные важные нюансы.

Положение № 85 носит дополнительный нормативно-информационный характер. Помимо готового шаблона договора о материальной ответственности (ДМО), в нем перечислены должности и работы, выполняемые сотрудниками, с которыми возможно заключение ДМО.

Как оформить приказ о подотчетных лицах

Приказ издают, если средства под отчет выдаются периодически и число таких сотрудников небольшое либо нужно ограничить круг лиц, получающих деньги под отчет.

Он не является обязательным документом, поэтому его составляют в произвольной форме. Кроме перечня сотрудников, в приказе целесообразно определить порядок расчета с подотчетными лицами, например:

• максимальный срок, на которые выдаются денежные средства, – для каждого случая установить можно разные сроки в зависимости от целей, на которые будут израсходованы средства;
• срок, в течение которого отчет проверит бухгалтерия и утвердит руководитель;
• срок для итогового расчета;
• период отчета по суммам, перечисленным в безналичной форме (кроме средств на командировочные расходы);
• другую информацию и правила, которые компания посчитает необходимыми, например, определить список документов, которые подтверждают те или иные расходы.

В приказе можно прописать и процедуру возврата подотчетных денег.

Статья по теме:Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицамиБухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Рассмотрим, как правильно зафиксировать движения средств и расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.Подробнее

Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Образец приказа о подотчётных лицах

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

• номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2017 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2024

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2017 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Кому можно выдать деньги под отчет

Денежные средства обычно выдают для обеспечения хозяйственной деятельности компании или при направлении сотрудника в командировку. Получить сумму под отчет может руководитель предприятия и любые сотрудники, в том числе работники-нерезиденты. Кроме того, средства можно выдать исполнителям по договорам подряда или оказания услуг на приобретение расходных материалов.

Отчитаться о потраченных средствах должно лицо, которое их получило, передавать деньги другому лицу нельзя. Если возникла такая необходимость, нужно вернуть деньги в кассу организации, сдать их в банк, затем снова снять с расчетного счета и выдать другому подотчетному лицу.

Важно!

В п. 6.3 и 5 Указания Банка России № 3210-У однозначно определено, что выдать денежные средства под отчет разрешено только сотрудникам, которые работают по трудовому договору, либо лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Поэтому учредитель не вправе получать деньги под отчет. Если он приобретает что-то для предприятия, нужно оформить с ним договор купли-продажи, чтобы принять это имущество.

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.

Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.

2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.

Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.

Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.

Для чего нужна инструкция о расчетах с подотчетниками

Инструкция для подотчетных лиц представляет собой локальный нормативный документ, на основе которого формируются и регламентируются взаимоотношения между двумя сторонами — предприятием и подотчетным сотрудником. Нарушение законодательства в части расчетов с подотчетными лицами влечет за собой применение административных и налоговых штрафных санкций к организации, а потому все операции по данным расчетам должны подчиняться нормативно-законодательным актам и стандартам.

Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода. В соответствии с этой целью можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:

1. Оформление операций по получению денежных средств в подотчет.
2. Оформление операций по отчету за полученные суммы.
3. Подведение итогов по подотчетным суммам.

Инструкция обязательна к изучению всеми подотчетными лицами, чтобы они в полной мере представляли процесс получения и возврата подотчетных сумм и были уверены в правильности совершаемых ими операций.

Подробнее о бухгалтерском учете расчетов с подотчетниками читайте в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Важные нюансы составления инструкции

Один из наиболее важных моментов, на который следует обратить повышенное внимание: в инструкции должно быть подробнейшим образом описано, какие оправдательные документы необходимо требовать при осуществлении расходов и какие графы должны быть в них заполнены в обязательном порядке. Подотчетные сотрудники в большинстве случаев не имеют бухгалтерского образования, а потому могут и не знать, какие именно требования предъявляются к первичной документации, принимаемой к учету. Подробное разъяснение этих правил позволит избежать ошибок со стороны подотчетного лица и представить авансовый отчет в правильном виде в указанный срок.

В инструкции следует отразить еще один очень важный момент: подотчетный сотрудник имеет право производить наличные расчеты с одной фирмой в рамках одного договора на сумму не более 100 000 руб.

Кроме того, в инструкции необходимо отразить нюансы, которые относятся к конкретным операциям, то есть в подробностях описать целевую направленность использования подотчетных сумм. К примеру, при отправке сотрудника в командировку это может быть перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению, а при покупке имущества — перечень товарно-материальных ценностей (либо их укрупненных групп).

О том, какие ошибки могут быть допущены при работе с подотчетными лицами, читайте в материале «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

5 нюансов при возмещении ущерба, которые нужно учесть

В ПМО необходимо предусмотреть условия, когда работодатель может на законных основаниях предъявить работнику претензии по поводу ненадлежащего исполнения им трудовых обязанностей, повлекшего необходимость возмещения материального ущерба. В этом случае фирма обязана:

• доказать вину работника в недостаче или материальном ущербе;
• определять размер ущерба только в величине реального уменьшения (ухудшения) имущества и суммы затрат на его восстановление (при их наличии) без учета неполученных доходов;
• производить расчет суммы возмещения из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба, но не ниже остаточной стоимости утраченного или испорченного имущества по данным бухучета с учетом естественной убыли;
• не требовать от работника полного возмещения ущерба в случаях, когда не произошло недостачи и (или) порчи имущества (ограниченная ответственность);
• освободить работника от возмещения ущерба, если не были обеспечены надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику.

Вправе ли работодатель привлечь работника к материальной ответственности за ущерб, возникший в результате уплаты работодателем штрафа, который был наложен на него по вине работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Особые случаи, отражаемые в ПМО

Ограничиться перечислением в ПМО должностей, соответствующих постановлению № 85, – значит не учесть важный нюанс, предусмотренный трудовым законодательством. Он касается ситуаций, когда полная материальная ответственность может наступить для тех работников, с которыми ДМО не заключены (и по закону их оформление не требуется).

Внедоговорная материальная ответственность наступает в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):

• ущерб имуществу фирмы нанесен умышленными действиями работника;
• повреждение, утрата и порча активов наступила в результате действий или бездействия сотрудника, находящегося в состоянии опьянения (алкогольного, наркотического или токсического);
• имущество фирмы было испорчено в результате преступных действий работника (есть приговор суда) или совершенного им административного проступка, факт которого установлен госорганом;
• работник повредил имущество фирмы, используя его в личных целях;
• фирма понесла ущерб в результате разглашения ее работником секретных сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

В такой ситуации работодатель может дополнительно подстраховаться, заключив с работником, имеющим допуск к секретной информации, договор о неразглашении коммерческой тайны. Он подчеркнет важность неразглашения секретных данных и формально наложит на работника дополнительную ответственность за их сохранность.

ВАЖНО! Взыскать с работника упущенную выгоду договор о неразглашении не поможет, так как обязанность по возмещению ущерба возникает в рамках трудовых отношений и правила ст. 139 ГК РФ о возмещении убытков в полном объеме для таких случаев не применяются.

Основание для выдачи подотчетных денег

Центробанк утвердил порядок выдачи денежных средств в подотчет — см. указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Теперь деньги выдают по одному из следующих документов:

• приказ или иное распоряжение руководителя;
• заявление подотчетного лица, заверенное руководителем.

Оба документа составляют в свободной форме. В приказе или распоряжении укажите:

• Ф. И. О. получателя денег;
• выдаваемую сумму;
• срок, на который выдаете деньги;
• назначение выдаваемой суммы;
• реквизиты банковской карты работника, если средства перечисляются безналичным способом.

В заявлении указывают требуемую сумму и срок, на который выдают деньги, но с 2020 года это необязательно. Если планируется выдача под отчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2024 году, перечислите в заявлении банковские реквизиты этой карты (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014). Руководитель визирует заявку: ставит дату и подпись.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм, например когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется получать заявление от каждого лица, а достаточно издать общее распоряжение о выдаче наличности.