Должностная инструкция начальника отдела кадров в строительной компании

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

• категорию, к которой относится делопроизводитель;
• требования по квалификации;
• кому он подчиняется;
• кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Для чего составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция – документ, который позволяет определить, каким требованиям должен соответствовать претендент на должность, а также дает четкое представление о том, чем именно должен заниматься работник. Благодаря данной бумаге руководитель предприятия понимает, что он может требовать с подчиненных. Помимо этого, должностная инструкция четко определяет права работника и его ответственность.

Иногда между сотрудником и администрацией предприятия возникают спорные вопросы, решать которые приходится в зале суда. Именно должностная инструкция помогает выяснить, кто именно виноват в создавшейся ситуации. Это означает, что к формированию документа следует подойти со всей ответственностью и четко прописать в бумаге все пункты.

Составление должностной инструкции начальника планово-экономического отдела

Документ начинается с утверждения администрацией компании. Соответствующую надпись делают в правом верхнем углу бумаги. Здесь указывают должность руководителя предприятия и личную информацию. Под данными сведениями сотрудник ставит свою подпись и указывает ее расшифровку.

Далее обозначают название документа. Оно вписывается в центре бумаги.

Основная часть инструкции

Основная часть документа – общие сведения о должности. Прежде всего, здесь прописывают требования, которым должен соответствовать претендент на место. Помимо этого, здесь указывают всю информацию, с которой должен быть знаком работник.

В основной части бумаги обозначают такие моменты:

• правила принятия на должность сотрудника;
• как именно работник освобождается от занимаемой должности;
• в чьем непосредственном подчинении находится начальник отдела.

В общих сведениях также прописывают все нормативные акты, которыми должен руководствоваться в своей деятельности начальник планово-экономического подразделения предприятия.

Второй раздел

В данном разделе указывают непосредственно должностные обязанности сотрудника. Чем более точно и полно составлен данный раздел, тем лучше работник понимает, что должен делать. Помимо этого, именно на основании данного раздела администрация понимает, что именно можно спрашивать с сотрудника.

Третий раздел

Здесь указывают все права, которыми наделен сотрудник. Благодаря этому разделу работник понимает, какие имеет полномочия, позволяющие ему осуществлять свою деятельность.

Четвертый раздел

В этом разделе указывают ответственность, которую несет работник за совершение определенных нарушений. Именно на этом основании на сотрудника налагаются взыскания за халатное выполнение должностных обязанностей. Обычно к работнику применяются денежные санкции. Однако некоторые правонарушения предусматривают даже уголовную ответственность, но такие меры воздействия к начальнику планово-экономического отдела могут применять только компетентные органы с соответствующими полномочиями. Эти моменты должны быть четко прописаны в должностной инструкции.

Бумага заканчивается согласованием с работником, который отвечает за исполнение всех пунктов документа. Указывают:

• полное наименование занимаемой должности;
• название предприятия;
• ФИО сотрудника;
• информацию из общегражданского паспорта.

Под данными сведениями начальник подразделения ставит подпись и вписывает расшифровку.

Должностная инструкция не заверяется штампом предприятия.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Ситуация, при которой применима Должностная инструкция Специалиста отдела кадров:

Работодатель обязан знакомить Работника – Специалиста отдела кадров с актами Работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) Специалиста отдела кадров. Основным из таких актов является Должностная инструкция Специалиста отдела кадров. При этом должностные обязанности Специалиста отдела кадров могут быть прописаны и непосредственно в трудовом договоре, и (или) в Должностной инструкции Специалиста отдела кадров. При этом:

• Данная должностная инструкция Специалиста отдела кадров разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция Специалиста отдела кадров подписывается Работником в момент оформления приема на работу (желательно ознакомить с ней Работника перед заключением трудового договора), а также в случае изменения должностных обязанностей, и является исходным, решающим документом при возникновении спорных вопросов при осуществлении Специалиста отдела кадров своей трудовой деятельности, о его квалификации, о соответствии занимаемой должности (например, в случае если Работодатель примет решение расторгнуть трудовые отношения с Специалистом отдела кадров в связи с не соответствием его занимаемой им должности, то Должностная инструкция Специалиста отдела кадров будет являться подтверждающим документом того, какие обязанности взял на себя Работник при подписании трудового договора) и т.п.;

Принципы составления должностной инструкции

Хотя действующее законодательство не устанавливает параметров написания должностной инструкции, но имеются определенные правила её составления. Так, структура типовой должностной инструкции выглядит следующим образом:

• Общий раздел.
• Должностные обязанности сотрудника.
• Его возможная ответственность.
• Его права.

К этим базовым разделам крупные компании часто добавляют и дополнительные, где описывают условия труда, параметры должностных взаимосвязей, а также критерии, по которым ведется оценка результатов работы.

Внимание! Как ориентир при подготовке инструкции для ведущих юристов может использоваться ЕКС (Единый квалификационный справочник), утвержденный ещё в 1998 году. Соответствующий профстандарт пока находится в разработке.

Общий раздел

Вводный раздел инструкции, в котором описывают общие основы деятельности любого работника:

• Кто его замещает.
• Кем принимается решение по его найму и увольнению.
• Каковы требуемые от него умения, опыт и образование.
• Какими положениями он обязан руководствоваться по работе.

Большая часть этих моментов довольно стандартна для любых должностей, а основное различие возникает в описании требуемых умений. Для юристов, многие из которых ведут крайне специализированную деятельность, в зависимости от сферы операций работодателя, его размеров и организационно-правовой формы — налоги, международный бизнес, госзакупки и т.д. — навыки и опыт приобретают особенно индивидуальный характер.

Внимание! Если обязанности ведущего юриста требуют общения с иностранными партнерами, разбирательства в специализированных судах или применения узкий отраслях права, то требуемые для этого знания и опыт должны быть отдельно прописаны в этом разделе.

Функции

Именно здесь работодатель описывает, чем именно должен заниматься специалист. Для руководящих работников часть их второстепенных функций может быть возложена на ассистентов. С другой стороны, в крупных компаниях роль менеджеров, как и их обязанности, значительно возрастают. В любом случае важно не перегружать ключевых специалистов второстепенными обязанностями, особенно когда их можно переложить на подчиненных им сотрудников.

Ответственность

Эта часть отведена для обозначения возможных нарушений и мер ответственности. Для юристов и других специалистов, имеющих доступ к конфиденциальной внутренней информации, отдельно упоминают о возможной ответственности за её разглашение. Меры наказания даны в общей форме, поскольку конкретная ответственность может наступить лишь после окончания соответствующих трудовых и юридических разбирательств.

Права

В разделе описаны права, предоставленные сотруднику его работодателем. Для руководящих сотрудников спектр прав весьма широк, в том числе и для начальника юридического отдела, который, в условиях большого внимания к работе бизнеса со стороны ФНС и других структур, является одним из ключевых работников в любой компании.

Условия работы

Отдельный раздел, который целесообразно включать в инструкцию для ключевых специалистов. Здесь можно отдельно прописать льготы, которыми пользуется специалист, вроде предоставления ему машины или оплаты сотовой связи. Если от сотрудника ожидают каких-то нестандартных обязанностей, вроде поездок в зарубежные командировки, то лучше их обозначить в этом разделе.

Для руководителя юридического отдела, в связи с его важностью в иерархии любой компании, необходимо составлять должностную инструкцию, привлекая соответствующих специалистов: юриста, начальника отдела кадров, HR-менеджера. Руководитель фирмы, который и визирует этот документ, должен убедиться, что все их советы учтены в его тексте. Сам специалист знакомится с документом в процессе своего устройства на работу.

Правовой статус инструкция приобретает после её подписания всеми сторонами: директором фирмы, самим специалистом, а также теми людьми, с которыми согласовывалось его назначение.

Зачем нужна должностная инструкция

В должностной инструкции прописывают требования к сотруднику: квалификацию, обязанности, права и мотивацию — материальную и нематериальную.

Инструкция не является обязательной. Но если ее создают, то подключают юристов. Документ прикрепляют к договору как приложение или оформляют отдельно. Сотрудник должен ознакомиться с инструкцией и подписать ее.

Инструкция важна обеим сторонам: работнику она помогает оценить свои навыки и фронт работ, не брать на себя задачи, которые он не должен выполнять. Работодателю же инструкция позволяет равномерно распределить обязанности, обосновать решения о найме или увольнении. А еще защитить интересы компании, если сотрудник обратится в суд.

Пример. Андрей, руководитель отдела продаж, не любил составлять отчеты и конкурентные анализы, хотя это входило в его обязанности. Когда продажи снизились, руководитель решил проверить отчеты и понять почему. Однако отчетов не было.

Генеральный директор провел встречу со специалистом и показал должностную инструкцию. Составлять отчеты — прямая обязанность РОПа. Андрей подписывал инструкцию, поэтому должен был знать об этом. В итоге сотрудник признал свои промахи и начал регулярно вести отчетность в CRM.

Должностная инструкция помогает решать рабочие конфликты. Инструкция может быть индивидуальной и типовой. Индивидуальные составляют для сотрудников с особыми обязанностями — таких больше ни у кого в компании нет. Обычно это руководители. Типовые инструкции — шаблоны для работников одного отдела. Например, у менеджеров по продажам они будут одинаковыми.

Как составить должностную инструкцию: чек-лист

Чтобы создать документ, посмотрите образцы должностной инструкции руководителя отдела продаж. И воспользуйтесь нашим чек-листом.

1. Цель документа:

• Уточните, зачем нужна инструкция: новая должность, изменение обязанностей.

2. Общие положения:

• Укажите должность.
• Определите место должности в организационной структуре.
• Укажите, кому подчиняется сотрудник.

3. Должностные обязанности:

• Перечислите основные задачи сотрудника.
• Опишите характер работы, основные направления.
• Укажите обязанности, свойственные только этой должности, если они есть.

4. Права:

• Определите полномочия сотрудника.
• Укажите, в каких ситуациях сотрудник самостоятельно принимает решения и как за них отвечает.
• Укажите уровень доступа к информации и корпоративным ресурсам.

5. Ответственность:

• Обозначьте ответственность за выполнение должностных обязанностей.
• Укажите возможные дисциплинарные и иные виды ответственности.
• Разъясните последствия нарушения корпоративных правил.

6. Взаимодействие:

• Опишите, как сотрудник может взаимодействовать с другими отделами.
• Уточните, как сотрудничать с внешними организациями, если это необходимо.

7. Требования к квалификации:

• Опишите квалификацию: образование, опыт, навыки.

8. Условия труда:

• Укажите рабочее время и режим труда.
• Опишите условия труда, включая возможные риски и меры безопасности.

9. Дополнительные условия:

• Укажите особые условия, если они есть.

На этом работа в документе заканчивается — далее ее нужно утвердить с руководителем, юридическим и HR-отделом.

Содержание Должностной инструкции Специалиста отдела кадров:

Представленная Должностная инструкция Специалиста отдела кадров имеет следующие разделы:

• Общие положения

Указываются должность, кем назначается на должность и освобождается от должности Специалиста отдела кадров, подразделение куда относится должность, непосредственный руководитель и квалификационные требования, предъявляемые к данной должности, лица непосредственно ему подчиненные, функциональная специализация Специалиста отдела кадров; ​

• Квалификационные требования

Указываются требования к должности Специалиста отдела кадров, наличие у него определенных знаний, а также то чем в своей работе должен руководствоваться;

• Цели и задачи

Указываются основное назначение, роль и задачи Специалиста отдела кадров в данной должности;

• Должностные обязанности

Указываются фактически выполняемые Специалистом отдела кадров​ в данной должности обязанности с учетом его квалификации, навыков и т.п.;

• Права

Указывается какие права имеет Специалиста отдела кадров​ в данной должности в ходе исполнения должностных обязанностей;

• Ответственность

Указываются случаи, за которые Специалист отдела кадров ​на данной должности несет ответственность при исполнении им должностных обязанностей и виды ответственности.

• Результат работы, эффективность и критерии оценки

Указываются конкретные результаты работы Специалиста отдела кадров, показатели определяющие эффективность его работы;

• Система поощрений и мотивации (по усмотрению)

​ Указывается система мотивации работы персонала, действующая в организации, а также система штрафов за нарушение Специалистом отдела кадров​ установленных норм;;

• Информационное взаимодействие (по усмотрению) ​

Указывается внутреннее и внешнее информационное взаимодействие Специалиста отдела кадров​ с иными лицами как в пределах, так и за пределами организации.