Справки из бухгалтерии при увольнении

При увольнении вы как работодатель обязаны выдать сотруднику СЗВ-СТАЖ (см. ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее – Закон о персучете). Это документальное свидетельство стажа и фиксация профессионального развития сотрудника. В «1С» выписку из СЗВ-СТАЖ мы формируем по адресу: «Зарплата и кадры» – «Страховые взносы» – «Документы персучета».

В открывшейся форме указываем организацию, сотрудника, при необходимости редактируем сведения по стажу (активируется двойным нажатием на ФИО). Осталось провести документ и пустить на печать.

Как у «1С.Бухгалтерия 8» составить выписку СЗВ-М

Понятно, что работнику мы не выдаем форму СЗВ-М, а лишь заверенную надлежщим образом выписку, причем не за весь период работы, а лишь за месяц увольнения (ст. 11 Закона о персучете). Нередко спрашивают: как выдать выписку, если в день увольнения сотрудника не было на работе? Закон по этому поводу ничего не говорит, полагаем, можно действовать в общем порядке: направить уведомление, чтобы сотрудник или самолично пришел за выпиской, или дал письменное согласие на отправку почтой (заказным, с уведомлением, ст. 84.1 ТК РФ). Уведомление будет доказательством того, что вы соблюли порядок выдачи).

Чтобы сформировать выписку из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» «1С.Бухгалтерия 8» следуем в меню: «Зарплата и кадры» – «Страховые взносы» – «Сведения о застрахованных лицах и СЗВ-М».

Формируем документ с указанием нужной справки, выбираем соответствующее ФИО, контролируем данные и сотрудника и проверяем данные.

Формируем Разд. 3 Расчета по страховым взносам

Чтобы составить этот документ, проходим в меню «Отчеты» – «1С – Отчетность» – «Регламентированные отчеты». Нажав клавишу «Создать», отыскиваем необходимый расчет.

Документ откроется уже сформированным, слева надо выбрать раздел 3. Нажимаем «Заполнить», выбираем работника, уточняем данные. Отправляем на печать.

Выписку из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдают в день увольнения (ст. 11 Закона о персучете), указывая сведения о сотруднике за отчетный период, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 17.1 Порядка заполнения расчета…, утв. приказом ФНС от 6 октября 2021 г. № ЕД-7-11/875@).

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Автор: Мотрой Алена

Источник: http://ppt.ru

Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:

• Типовая ситуация: Как уволить работника по истечении срока трудового договора (Издательство “Главная книга”, 2018) {КонсультантПлюс}
• Типовая ситуация: Как уволить работника (Издательство “Главная книга”, 2018) {КонсультантПлюс}
• Типовая ситуация: Можно ли уволить работника во время больничного (Издательство “Главная книга”, 2018) {КонсультантПлюс}
• Типовая ситуация: Можно ли досрочно расторгнуть срочный трудовой договор, в том числе по инициативе работника (Издательство “Главная книга”, 2018) {КонсультантПлюс}

В какой срок выдать документы при нестандартном увольнении

Срок выдачи документов — последний рабочий день (день увольнения). Что считать таким днем и когда выдавать документы в нестандартных ситуациях — смотрите в таблице.

Что делать, если сотрудник не вышел на работу в день увольнения

Составьте акт об отсутствии на рабочем месте. Пусть документ подпишут минимум два свидетеля.

Отметьте отсутствие в табеле учета рабочего времени. Например, проставьте обозначение «ПР» — прогул.

Внесите в приказ об увольнении и личную карточку (если ведете) запись о невозможности ознакомить работника. Например: «С приказом не ознакомлен по причине отсутствия на рабочем месте в день увольнения». Укажите реквизиты акта об отсутствии, проставьте дату (дату увольнения) и подпись ответственного сотрудника. Как только сотрудник появится на работе — ознакомьте его под подпись, но уже текущей датой.

Составьте уведомление о необходимости получить бумажную трудовую книжку или дать письменное согласие на ее отправку почтой. Такое уведомление отправьте сотруднику почтой в день увольнения ценным письмом с описью и уведомлением о вручении. Безопаснее отправить не только по адресу прописки, но и по другим адресам, где может находиться сотрудник, если они вам известны.

Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой снимет с вас ответственность за несвоевременную выдачу (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без письменного согласия работника запрещено отправлять его бумажную трудовую книжку по почте.

Если вы не ведете бумажную трудовую книжку на сотрудника, то в день увольнения направьте ему сведения СТД-Р в бумажном виде ценным письмом с описью и уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Это ваша прямая обязанность, согласие на их отправку от сотрудника не требуется.

Как поступить с остальными документами, которые обязаны выдать работнику при увольнении, ТК РФ не разъясняет. Безопаснее в день увольнения выслать работнику уведомление о необходимости явиться за документами. Эту информацию можно включить в уведомление о получении бумажной трудовой или отправить одним письмом с СТД-Р. Такое уведомление подтвердит, что на день увольнения вы подготовили необходимые документы и были готовы их выдать.

Перечислите окончательный расчет в день увольнения. Если зарплату выдаете через кассу, то выдайте ее на следующий день после того, как сотрудник обратится за расчетом.

Отправьте работнику подготовленные документы. Сделайте это после того, как получите письменное согласие от работника на отправку трудовой и других документов по почте. Подтверждением будет опись, почтовый чек, информация об отслеживании почтового отправления с сайта «Почты России». Если сотрудник не получит письмо и оно вернется к вам, храните его в запечатанном виде.

До тех пор пока не получите согласие от работника, документы остаются у вас. Как только работник обратится с заявлением на выдачу книжки и документов, выдайте их в течение 3 рабочих дней со дня обращения.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Справка-расчет по страховым социальным взносам

Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.

Эта бумага включает:

• величину долга организации перед ФСС по взносам;
• размер взносов, предоставленных предприятием;
• сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
• и иную информацию.

Что изменилось в вопросах увольнения

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

В этих жалобах содержится просьба о привлечении работодателя к ответственности по статье 5.27 КоАП. В дальнейшем по административному делу на юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Сведения о трудовом стаже и страховых взносах

До 2023 года работодатели выдавали уволенным работникам выписки из отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, а также из третьего раздела Расчета по страховым взносам (РСВ) «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Данные сведения необходимы для правильного формирования страхового стажа уволенного сотрудника и начисления ему пенсионных баллов.

Объединение внебюджетных фондов и введение новой персонифицированной отчетности не повлияло на обязанность работодателей по выдаче уволенным работникам сведений о трудовом стаже и страховых взносах. Эта обязанность по-прежнему закреплена в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Однако представлять указанные сведения уволенным работникам теперь необходимо по новым формам.

В частности, персонифицированные сведения по новым правилам нужно представлять уволенному сотруднику путем выдачи ему выписки из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписка представляется строго по уволенному сотруднику. В ней указывают персональные данные уволенного работника и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения.

Выписку из третьего раздела РСВ нужно выдавать уволенным сотрудникам по форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Раздел 3 РСВ заполняют на уволенного работника с начала квартала по дату увольнения. При этом выписку необходимо представлять не только уволившимся работникам, с которыми был расторгнут трудовой договор, но и сотрудникам, с которыми было прекращено действие договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Что касается информации о трудовом стаже, то ее работодатели теперь представляют уволенным работникам путем выдачи им выписки из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1. Сведения представляют по форме, утв. постановлением Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п. Данную выписку также нужно выдавать уволенному сотруднику в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения с ним договора гражданско-правового характера.

Могут ли отказать и что в этом случае делать?

Руководитель организации не имеет права отказать в выдаче перечисленных справок , обозначенных в ст.62 ТК РФ. Задержка или отказ выдачи этих документов расценивается как препятствие в трудоустройстве. В таком случае человек может обратиться в суд. В случае отказа или неисполнения запроса сотрудника работодатель привлекается к административной ответственности по п.1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, есть работодатель не отдает документы

Директор компании при расторжении контракта обязан предоставить комплект справок, связанных с трудовой деятельностью гражданина. Законодательством не предусмотрено оснований для отказа в получении юридических бумаг при увольнении. Если наниматель не отдает справки на протяжении установленного времени, сотрудник вправе подать жалобу в инспекцию по труду, прокуратуру или ФСИН. Гражданин может направить иск в оба надзорных органа путем личного обращения, отправки заказного письма или заполнения заявления в электронной форме на официальном интернет-портале. Период рассмотрения уведомления составляет до 30 дней. По факту поступления жалобы назначается проверка, в ходе которой определяется степень вины работодателя.

Список документов, выдаваемых при увольнении

При прекращении сотрудничества наниматель обязан предоставить юридические бумаги, подтверждающие деятельность физического лица на конкретном предприятии. Забор бланков осуществляется в последний рабочий день после внесения записи в трудовую. Гражданину при расторжении договора необходимо знать, какие документы при увольнении должны выдать в первую очередь во избежание конфликтных ситуаций. Несвоевременное получение справок может стать причиной невозможности трудоустройства или начисления социальных пособий на новом месте работы.

Обязательные документы

Законодательством определен перечень юридических бумаг, которые работодатель предоставляет в день расторжения контракта. Основной список документов, выдаваемых при увольнении:

• трудовая книжка;
• расчетный лист;
• справка о зарплате;
• медицинская книжка;
• выписка по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
• расчет по страховым взносам.

При увольнении в трудовой делается запись о прекращении деятельности в компании со ссылкой на нормативно-правовой документ. При выдаче бланка работник должен поставить подпись в личной карточке и тетради учета. В соответствии с федеральным законодательством руководитель организации обязан своевременно выдать бумаги. При отсутствии сотрудника на месте в день расторжения договора нанимателю необходимо составить письменное уведомление, в котором указывается просьба забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку документа почтовым отделением.

При прекращении сотрудничества руководитель компании обязан выдать расчетный лист. В документе должна быть отражена информация о денежных средствах, перечисленных работнику в текущем месяце до расторжения контракта. В бланке указываются материальные вознаграждения, компенсационные выплаты, финансовые удержания за нарушение законодательства на основании решения судебной инстанции. При увольнении справка формы 182н передается в обязательном порядке. В документе фиксируются данные о доходах, полученных сотрудником за последние два года. В бумаге указываются сведения о сроке декретного отпуска, количестве дней отдыха, взятых наемным гражданином за собственный счет, периодах нетрудоспособности. Выдача справки осуществляется в бухгалтерии.

Работодатель должен вернуть сотруднику медицинскую книжку без проставления дополнительных записей. Выписки формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ выдаются лицам, которые расторгают соглашение по причине выхода на пенсию. Документы необходимы для оформления социальных пособий.

Внимание! Информация о страховых взносах, поступающих в течение осуществления трудовой деятельности, отражается в справке при увольнении. В расчете указываются данные о сумме выплат и периоде начислений физическим лицом.

Справки по запросу сотрудника

Работник вправе после отстранения от выполнения служебных обязанностей самостоятельно запросить список необходимых бумаг. Документы при увольнении, выдаваемые по инициативе сотрудника:

• трудовой договор;
• дополнительные соглашения;
• справка формы 2-НДФЛ;
• выписка о среднем доходе;
• копии приказов, документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина;
• справка формы СПВ-2.

В справке форме 2-НДФЛ указывается информация о полученных доходах за текущий отчетный период до момента увольнения. Выписка о средней зарплате нужна для обращения на биржу труда для получения пособия по безработице. В справке СПВ-2 отражается информация о страховом стаже, необходимой для начисления пенсии в ПФР. Руководитель обязан выдать заверенные копии юридических бумаг. На справках должны быть проставлена подпись директора компании и штамп организации.

Подтверждение получения

При выдаче трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета, непосредственно в бланке и личной карточке работника. После получения документов гражданин ставит роспись в журнале, заполняемом на основании локального нормативно-правового акта, регулирующего выполнение обязательств руководителя организации при увольнении сотрудников. Доказательством передачи справок является подпись на вторых экземплярах копий, которые остаются у директора предприятия. Дополнительно физическое лицо оформляет расписку в произвольной форме о подтверждении получения необходимых юридических бумаг. Основная информация, указываемая при заполнении:

• название организации;
• дата составления;
• перечень выданных справках;
• подпись и расшифровка работника.

Важно знать! В компании может быть установлено правило, на основании которого документы сотруднику при увольнении предоставляют после заполнения акта приема-передачи. Впоследствии бланк визируется наемным гражданином и уполномоченным лицом предприятия.

Какие бумаги нужно взять сотруднику из бухгалтерии при уходе?

Какие же еще документы необходимо заказать на бывшей работе, имеет ли сотрудник право брать выписки из приказов, должны ли ему выдать копии личного дела и другие бумаги по его требованию?

При необходимости, согласно положениям ТК (ст. 62 и 84.1), работник может потребовать предоставить личные документы, копии приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды. Также имеет полное право не объяснять для каких целей требуются запрашиваемые бумаги.

Все документы к выдаче готовятся в отделе кадров. А справки о доходах по форме 2-НДФЛ, зарплате за 3 месяца и получении северной надбавки выдаются сотруднику в бухгалтерии.

О доходах по форме 2-НДФЛ

За какой же период выдается справка 2-НДФЛ и всегда ли она предоставляется?

Справка 2-НДФЛ выдается, согласно ст.230 НК РФ, когда работник указал ее в письменной заявке. В документе показываются сведения о заработке и о величине налоговых отчислений сотрудника за календарный год вплоть до момента увольнения.

Все коды доходов, которые требуется отразить в форме 2-НДФЛ, указаны в приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, при расчете в справке о доходах бухгалтер обычно указывает код 4800 – “Иные выплаты” .

• Скачать бланк справки 2-НДФЛ при увольнении
• Скачать образец справки о заработной плате при увольнении

О зарплате за последние 3 месяца

Документ предоставляется строго на основании заявления увольняемого из организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ). Такая справка требуется работникам, которых, например, уволили по сокращению штата, для регистрации после расчета на бирже труда в центре занятости населения. По представленным бумагам о среднем заработке определяется размер пособия по безработице.

• Скачать бланк справки о зарплате за последние 3 месяца работы
• Скачать образец справки о зарплате за последние 3 месяца работы

О получении северной надбавки

Справка о северных надбавках выдается по требованию увольняемого. В этой справке показывается сумма прибавки к заработной плате лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего севера или приравненных к ним территорий.

Предоставляется новому работодателю и служит основанием для начисления работнику определенного процента к его зарплате.

Справка о северных надбавках понадобится и при начислении пенсии по возрасту. На основании этого документа производится расчет и увеличение размера ежемесячных пенсионных выплат. Законодателем не предусмотрена унифицированная форма справки о северных надбавках. Бумага составляется бухгалтером в произвольной форме, подписывается руководителем организации и скрепляется печатью.

• Скачать бланк справки о серверной надбавке при увольнении
• Скачать образец справки о северной надбавке при увольнении

Информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М

Также при увольнении необходимо вручить бумагу о трудовом стаже в соответствии с недавно принятой формой СЗВ-М. В ней содержатся данные за месяц перед увольнением, он требуется, чтобы обеспечить точность начисления сотруднику пенсии.

В эту бумагу включаются следующие разделы:

• сведения о работодателе;
• информация об отчетном периоде;
• сведения о сотруднике (ИНН и СНИЛС).

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Также при увольнении работник вправе запросить у работодателя справку о доходах (аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ). Данная справка представляет собой приложение к расчету по форме 6-НДФЛ. С 2023 года расчет и справка должны оформляться по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. В справке указывают сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Справка с места работы при увольнении и другие документы по заявлению работника

Помимо обязательных копий, работник вправе попросить и другие бумаги, касающиеся его трудовой деятельности в конкретной компании. В этом случае работодателю следует получить заявление от работника в произвольной форме с перечислением тех документов, которые ему необходимы. Иногда, возможно, придется помочь бывшему коллеге, уточнив, для чего ему нужна та или иная справка, чтобы корректно ее сформировать.

Чаще всего экс-сотрудники запрашивают:

• копии распоряжений о приеме на работу и переводе на другую должность (в другую местность), приказа об увольнении;
• сведения о стаже при выходе на пенсию;
• форму 2-НДФЛ — для самостоятельного оформления вычетов, например (напомним, что в 2020 году работникам выдается документ по новой форме, которая отличается от обновленной 2-НДФЛ);
• сведения о среднем заработке, если работник уволен в связи с сокращением штата либо он собирается получать пособие по безработице;
• другие бумаги, в которых отражены факты трудовой деятельности в организации

Может пригодиться: как выглядит справка для детского лагеря с места работы

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.

Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.